U početku je osnovni razlog za outsourcing nabave nekim poduzećima bilo smanjenje troškova zaposlenika, no danas je najveći naglasak na rastu poslovanja kroz cijeli niz mehanizama – od kontrolinga preko inovacija krajnjih dobavljača do upravljanja rizicima
Početkom devedesetih godina prošlog stoljeća američki pisac i menadžerski guru Tom Peters je izjavio: “Radite ono u čemu ste najbolji, a ostalo dajte drugima da rade za Vas.”
Tražeći način kako efikasno smanjiti troškove, poduzeća već desetljećima koriste outsourcing kao svojevrsnu strategiju upravljanja troškovima. Outsourcing, pojednostavljeno, možemo definirati kao korištenje vanjskih poduzeća i pojedinaca za obavljanje pojedinog posla.
U pravilu, outsourcing se temelji na davno poznatom konceptu eksternalizacije poslovnih aktivnosti budući da su poduzeća odavno angažirala vanjske suradnike za obavljanje određenih poslovnih aktivnosti te se povezivala s komplementarnim poduzećima u cilju zajedničkog pristupa resursima.
Ovi poslovni koncepti i aktivnosti svakako jesu elementi outsourcinga, no outsourcing u današnje vrijeme predstavlja daleko više. Danas poduzeća, pa čak i ona velika, vrlo rijetko mogu najbolje i najučinkovitije pokriti sva specifična znanja i vještine svojim internim resursima.
Njihov primarni zadatak mora biti usredotočen na osnovnu djelatnost poduzeća, dok potrebe za povremenim, specijalističkim znanjima mogu nadomjestiti korištenjem usluga outsourcing tvrtki specijaliziranih za pojedina područja.
Na tržištu je najzastupljenije korištenje vanjske usluge knjigovodstva, IT usluga, marketinga te pravnih usluga.
POTREBA ZA OUTSOURCINGOM
Jedna od usluga o čijem se outsourcingu sve više govori, je outsourcing nabave. Outsourcing nabave na svjetskom tržištu raste oko 12 posto godišnje. U Hrvatskoj je situacija nešto drugačija, ali istraživanje koje je tvrtka Cronata provela zajedno s tvrtkom BNB sklad na uzorku od šezdesetak poduzeća u Hrvatskoj pokazuje da čak 95 posto anketiranih outsourcing smatra poželjnim, a čak 55 posto hrvatskih poduzeća namjerava više koristiti outsourcing.
Neki su se rezultati istraživanja poklopili s onime što prepoznajemo i kroz poslovnu praksu. Naime, mnoga poduzeća dugi niz godina naručuju poslove koji su uobičajeni za outsourcing.
Pritom su očekivanja jasna: Poduzeće se ne želi baviti poslovima koji mu nisu srodni i koji mu oduzimaju dodatno vrijeme. Specifične intelektualne usluge koje im se nude na tržištu poput outsourcinga nabave, poduzeća tek bojažljivo koriste (8,3 posto), ali ohrabruje rezultat da ih je čak 35 posto spremno na outsourcing takvih vrsta usluga.
Outsourcing nabave specifična je djelatnost koja nužno ne znači dislociranje kompletne nabave izvan poduzeća. U početku je osnovni razlog za outsourcing nabave nekim poduzećima bilo smanjenje troškova zaposlenika, no danas je najveći naglasak na rastu poslovanja kroz cijeli niz mehanizama – od kontrolinga preko inovacija krajnjih dobavljača do upravljanja rizicima.
DVIJE GLAVNE USLUGE
Outsourcing nabave možemo podijeliti na dvije glavne usluge koje poduzeća koriste:
1. Operativno provođenje poslova nabave,
2. Usluga CPO (Chief Procurement Officer).
Ako poslovi u nabavi u poduzeću imaju određene oscilacije, primjerice dijelovi godine kada je potreba za resursima u operativnoj nabavi veća, tada je dobro rješenje posegnuti za uslugom outsourcinga.
U tom slučaju imate na raspolaganju resurse koji su angažirani za potrebe projekta, odnosno pojačane potrebe u nabavi. Time u stvari poduzeća postižu dvostruki efekt, a to je pristup stručnom kadru koji posjeduje ne samo svoje, već i specifično znanje tvrtke za outsourcing nabave, a drugo je trajanje angažmana samo za vrijeme pojačane potrebe. Nakon što više ne postoji potreba za outsourcingom, jednostavno se projekt završava te poduzeće nema troškova kadrova s kojima bi trebalo ili raskinuti ugovor ili ih preraspodijeliti na neke druge poslove. U pravilu se ovdje radi o poslovima operativne i taktičke nabave.
U situacijama kada je potrebna veća stručnost i menadžerska znanja u području nabave, odnosno potrebno provesti složenije i strateški važnije projekte u nabavi, takva poduzeća se odlučuju za uslugu outsourcinga CPO-a ili menadžera za nabavu.
Poduzeća se odlučuju za takvu vrstu usluge ako žele svojem nabavnom timu osigurati dodatnu stručnu potporu, čime će se nabava unaprijediti i transformirati u stratešku funkciju.
To podrazumijeva projekte vezane uz uspostavljanje odnosa s dobavljačima, definiranje i upravljanje nabavnim kategorijama, prepoznavanje i kontroliranje rizika u nabavi, uvođenje i praćenje KPI i sl., odnosno sve ono što uprava i vlasnici žele provesti u nabavi sa strateškog aspekta, a nemaju dovoljno vlastitih resursa.
PREDNOSTI OUTSOURCINGA
Prva i osnovna prednost outsourcinga je da se poduzeće može usredotočiti na svoju glavnu djelatnost i srž poslovanja, čime ostvaruje veću produktivnost. Nadalje, poduzeće u slučaju pojačanih potreba u nabavi ne treba zapošljavati kadar, nema troškova kod selekcije kadrova, ne treba ulagati u njihovo obrazovanje, što rezultira nižim troškovima.
Prilikom angažiranja osobe specijalizirane za poslove nabave dobiva se kvalitetan kadar koji se kontinuirano educira, prati trendove, a ostvaruje se i sinergijski efekt s cjelokupnim znanjem koje tvrtka za outsourcing posjeduje.
Uz to, gledano s aspekta održivosti jako je bitno što u slučaju bolovanja, odlaska na godišnji odmor, eventualnog otkaza i tome slično, poduzeće vrlo rijetko ima tzv. back-up varijantu, odnosno jednako kvalitetnu zamjenu, dok tvrtka za outsourcing daje poduzeću na raspolaganje svoje resurse tako dugo dok se projekt ili posao ne odradi.
Troškovi usluge outsourcinga vrlo su egzaktni, unaprijed dogovoreni i transparentni, čime se kontrolira kvaliteta pružene usluge i pravni aspekti poslovnog odnosa između poduzeća i davatelja usluge, dok s druge strane svoje kadrove poduzeće mora platiti bez obzira jesu li zadovoljni njihovim učinkom ili ne.
Timovi u nabavi vrlo česti se vežu uz svoje dobavljače što je dobro jer se time stvara partnerski odnos, no ponekad se gubi na objektivnosti, ne traže se alternative, dok outsourcing partner nije emotivno vezan, već se isključivo vodi brojkama i pokazateljima.
Izazove zbog kojih se poduzeća još uvijek premalo odlučuju na outsourcing nabave, predstavljaju:
1. Odabir pravog i kvalitetnog partnera,
2. Eventualni skriveni troškovi,
3. Nema stalno dostupne osobe u poduzeću.
Stoga je vrlo važno prilikom definiranja usluge outsourcinga nabave jasno definirati ciljeve, očekivanja, prava i obveze svih sudionika tijekom provođenja projekta. Osim za domaća poduzeća, usluga outsourcinga nabave odlično je rješenje za strane tvrtke koje djeluju na području Hrvatske.
U takvim situacijama nema potrebe za troškovima i zapošljavanjem novih kadrova, već se poslovi nabave prepuštaju tvrtki za outsourcing. Time se rješavaju i problem nepoznavanja jezika, administrativne i pravne specifičnosti na tržištu kao i nepoznavanje lokalnih dobavljača.
Na području Hrvatske djeluje vrlo mali broj tvrtki koje nude uslugu outsourcinga nabave. No s vremenom bit će ih sve više budući da će rasti i potražnja za takvom vrstom usluga, što je pokazalo istraživanje provedeno u Hrvatskoj, ali i na temelju svjetskih trendova.
Za očekivati je da će ovu vrstu usluga primarno koristiti poduzeća u privatnom vlasništvu. Isti bi model bio kvalitetno rješenje i za državna poduzeća, no zbog povezivanja outsourcinga s otpuštanjem radnika, u tom se sektoru ova usluga negativno percipira.
