Velik je broj zakona i pravnih akata, regulatornih propisa i propisanih procedura koji reguliraju različita područja poslovanja nekog poslovnog subjekta zbog čega je poduzetnicima teško biti siguran što se točno odnosi na njih i jesu li u potpunosti uskladili svoje poslovanje s pravnim propisima. Upravo je sigurnost usklađenosti poslovanja s pravnim propisima preduvjet za uspješno poslovanje poduzetnika.
Pravna i regulatorna usklađenost može se definirati kao proces kojim organizacija osigurava poštivanje zakona, propisa, politika i kodeksa
U praksi je legal compliance sinonim za pravnu usklađenost poslovanja s pravnim, propisima, a za istu ili sličnu provjeru usklađenosti često upotrebljavamo i pojam pravnog kontrolinga. Može se reći da je pravni kontroling zapravo utvrđivanje trenutnog stanja i kontinuirana kontrola usklađenosti poslovanja s pravnim propisima. Uvođenjem kontinuirane provjere usklađenosti poslovanja s pravnim propisima u proces poslovanja poduzetnika postiže se sigurnost menadžera, odgovornih osoba i vlasnika u usklađenost poslovanja s pravnim propisima te im omogućava da se usmjere isključivo na svoj posao i postizanje rezultata.
Postoji niz važnih zakona kojih će se svaki vlasnik poslovnog subjekta danas morati pridržavati kako bi se mogao nazvati “zakonski i regulatorno usklađen”. To se ne odnosi samo na velike poduzetnike, već i na početnike, startupove, mikro, mala i srednja poduzeća.
Što je usklađenost?
Pravna i regulatorna usklađenost može se definirati kao proces kojim organizacija osigurava poštivanje zakona, propisa, politika i kodeksa. Sukladnost mora postati dio cjelokupne poslovne strategije poslovanja svake organizacije. Usklađenost treba biti nepromjenjiva praksa koja se provodi u cijeloj organizaciji i provode je svi u organizaciji.
SADRŽAJ PROGRAMA PRAVNE USKLAĐENOSTI
Pravna usklađenost sastoji se u:
- identifikaciji relevantnih zakona i propisa primjenjivih na unutarnju i vanjsku organizaciju,
- utvrđivanju različitih rizika koji se mogu materijalizirati ako se zakoni ne slijede ili ne poštuju,
- procjeni i analizi kako ti rizici mogu utjecati na poslovanje,
- procjeni i određivanju potrebnih i/ili preporučenih radnji koje je potrebno provesti kako bi se ti rizici uklonili ili smanjili,
- identifikaciji odjela, poslovnih jedinica i podružnica te odgovornih radnika unutar organizacije koji se moraju pridržavati utvrđenih zakona,
- pripremi sažetaka primjenjivih zakona koji omogućuju razumijevanje ciljeva, učinaka i potrebnih radnji,
- pripremi procjene rizika usklađenosti i registara rizika,
- davanju radnicima pristupa svim zakonima i propisima, uključujući sažetke i popise za provjeru koji mogu biti primjenjivi na bilo koju organizaciju,
- pripremi generičkih matrica usklađenosti, upitnika za samoprocjenu i kontrolnih lista dubinske analize,
- pripremi i provedbi preporučenih politika i postupaka, pravnih registara i alata za usklađenost,
- reviziji razina usklađenosti i upravljanju područjima u kojima je primijećena neusklađenost.
ŠTO TREBA ISTRAŽITI?
U postupku procjene zakonske usklađenosti potrebno je istražiti:
- zaštitu podataka,
- kibernetičku sigurnost,
- zdravlje i sigurnost,
- odgovornosti prema okolišu,
- financijske i računovodstvene zahtjeve,
- propise o zapošljavanju,
- porezno pravo,
- propise o oglašavanju,
- korporativna pravila.
VRSTE USKLAĐENOSTI
- interna ili unutarnja usklađenost,
- eksterna ili vanjska usklađenost.
Tko može biti vanjski službenik za usklađenost?
Trgovačka društva dužna su poduzeti odgovarajuće organizacijske i nadzorne mjere za sprječavanje kršenja zakona unutar društva.
Odvjetnik koji je stručnjak za usklađenost ili drugi profesionalac s potrebnim stručnim znanjima mogao bi vam pomoći kao vanjski službenik za usklađenost. Sukladno tome, on može staviti vaš poslovni subjekt u poziciju da stvori najbolje moguće uvjete za pravnu usklađenost vaše organizacije. Usklađenost mora podržavati i živjeti cijela kompanija, čak i u slučaju da to radi vanjski službenik za usklađenost. To posebno vrijedi ako uzmemo u obzir činjenicu da ukupna odgovornost za usklađenost uvijek ostaje na menadžmentu tvrtke i da je tema usklađenosti postala sastavni dio svakodnevnog poslovanja zbog stalno rastućih regulatornih zahtjeva.
Kao jedan od najnovijih regulatornih okvira koje kompanije ali i mala i srednja poduzeća koja kotiraju na burzi moraju poštivati i slijediti je i ESG o čemu je bilo riječi u jednom od prošlih brojeva.
Sigurnost usklađenosti poslovanja s pravnim propisima preduvjet je za uspješno poslovanje poduzetnika
Kroz gore opisani tzv. pravni kontroling, poduzetnici se upoznaju sa svime što moraju imati za početak poslovanja, što moraju osigurati ako imaju zaposlene radnike, s uvjetima koje moraju ispunjavati iz područja zaštite na radu, za koje djelatnosti moraju ispunjavati minimalno tehničke uvjete, te koje minimalno tehničke uvjete moraju imati ugostiteljski objekti, turističke agencije a koje djelatnost trgovine i usluga u trgovini. Isto tako, u procesu pravnog kontrolinga utvrđuje se stanje vlasništva i posjeda nekretnina društva, urednost njihova upisa u evidencije vlasništva i posjeda, urednost ugovora nužnih za poslovanje kao i prateće dokumentacije.
Pravnim kontrolingom poduzetnici se upoznaju i s uvjetima koje moraju ispunjavati u zaštiti autorskih prava, svime što je potrebno zadovoljiti i kako postupiti kada im u kontrolu odnosno nadzor dođe neka od inspekcija te koje su kazne ako se utvrdi neka od propisanih povreda. Poseban naglasak posvećuje se poštivanju propisa koji se tiču zaštite prava potrošača te nove Uredbe o zaštiti osobnih podataka. U okviru pravnog kontrolinga uređuje se i pravni okvir digitalne transformacije i poslovanja koje uključuje sklapanje elektronskih ugovora, korištenje elektronskog potpisa, online poslovanja i web trgovine – otvaranje web shopa te obavljanje djelatnosti trgovine putem interneta.
PODRUČJA PROVJERE
Pravnim kontrolingom obuhvaćen je cijeli niz područja provjere kao što su:
Statusno pravo trgovačkog društva
- Provjera postojanja temeljnih akata i ostale dokumentacije, urednosti statusnih prava društva,
- ostvarivanja upravljačkih i imovinskih prava u društvima.
Radno pravo
- procedure za zasnivanje i prestanak radnog odnosa, postojanje i urednost radnopravnih akata i reguliranje prava i obveza radnika i poslodavca.
Ugovori – obvezno pravo
- provjera usklađenosti ugovora sa zakonskim propisima,
- analiza ugovornih odnosa društva s trećima te usklađenost ugovorenih prava i obveza sa zakonskim propisima i aktima društva.
Financijsko-pravni dio i naplata potraživanja
- provjera stupnja osiguranja plaćanja, ispitivanje instrumenata osiguranja stanja ovršnih i drugih postupaka,
- provjera statusa svih sudskih i drugih postupaka društva pred sudovima, javnim bilježnicima, upravnim i drugim tijelima.
PRAVO INTELEKTUALNOG VLASNIŠTVA
- provjera statusa i važenja registracija žiga i industrijskog dizajna pred domaćim i stranim tijelima, urednosti i usklađenost autorskih i srodnih ugovora sa zakonskim odredbama.
GDPR i zaštita osobnih podataka
- provjera usklađenosti zaštite osobnih podataka u društvu s domaćim, EU propisima te međunarodnim propisima.
Pravo konkurencije i zaštita tržišnog natjecanja
- provjera usklađenosti transakcija s propisima o zaštiti tržišnog natjecanja te provjera postojanja koncentracije.
Nekretnine i pravo građenja
- provjera statusa upisa nekretnina u vlasništvu društva u katastru i zemljišnim knjigama, usklađenosti s propisima o zaštiti okoliša, urednost ugovora vezanih za stjecanje ili opterećenje nekretnina društva, postojanja lokacijskih, uporabnih i drugih potrebnih dozvola za nekretnine društva.
