Stručnjaci se slažu da pandemija nije kratkoročna kriza, nego da će posljedice sigurno biti vidljive i u narednim godinama. Stoga će važnost nabave i lanca opskrbe biti ključna u prilagodbi na novo normalno kroz kvalitetnu bazu dobavljača, spremnost na agilnost i promjene te timski rad.
U vrlo specifičnoj i neočekivanoj situaciji u kojoj smo se svi našli uslijed krize uzrokovane pandemijom, nabava se možda i više od svih ostalih aktivnosti u poduzeću suočila s dodatnim pritiskom realizacije ostvarenja zadanih ciljeva. U uvjetima redovnog poslovanja nabavni timovi kontinuirano se bave postizanjem ušteda, ostvarenjem dodatne vrijednosti kroz suradnju s dobavljačima te ublažavanjem rizika u lancu opskrbe. U novonastalim uvjetima osnovni zadatak nabave postaje osiguranje što redovitijih isporuka, procjena rizika eventualnih nestašica sirovina, održavanje kvalitetnih odnosa s postojećim dobavljačima te pronalaženje novih, alternativnih dobavljača. Situacija je i dalje neizvjesna te će se definitivno odraziti i na način poslovanja nabavnih timova, no ono što sa sigurnošću možemo reći je da u nabavi ništa više neće biti isto.
Pa kako se onda pripremiti za sljedeću godinu?
Nedavno je održana 15. Konferencija o nabavi, ovaj puta online, koja je okupila eminentne stručnjake i profesionalce u nabavi iz zemlje i inozemstva. Zaključak koji se na kraju nametnu je da nas je ovaj period, uz primjenu digitalnih rješenja usmjerio na tri ključna parametra buduće nabave: agilnost, dobavljači i nabavni timovi.
AGILNOST
U poslovnom svijetu sve se više govori o agilnim procesima, agilnom poslovanju, uspješnosti agilnih timova – agilno je postao izraz broj jedan u poslovnom okruženju, no jesmo li stvarno agilni u svom radnom okruženju?
Što u stvari agilno znači?
Agilno je mogućnost da se odgovori na kontinuirane promjene koje su diktirane dinamičnim zahtjevima klijenata/korisnika. Ono predstavlja prilagodljivost. Agilno je razumijevanje današnjeg konteksta u uvjetima neizvjesnosti kojoj smo izloženi i usputno prilagođavanje novonastalim okolnostima.
Agilni način rada pojavio se u IT industriji i u procesima razvoja softvera, no vrlo brzo se proširio i na druge grane industrije, a primarno u velikim tvrtkama s ciljem poboljšanja efikasnosti zaposlenika. Agilno predstavlja promjenu načina razmišljanja, odnosno agilno je mindset koji kroz suradnju i timski rad pridonosi bržem i jednostavnijem dolasku do rješenja za potrebe klijenata. Međutim, da bismo bili agilni nije smisao promijeniti procese, već i organizacijsku kulturu tvrtke. Možemo još reći da je agilno i skup stavova i principa koji podržavaju agilnu radnu sredinu, a što uključuje poštovanje, suradnju, kontinuirana poboljšanja, naglasak na isporuku vrijednosti i sposobnost prilagođavanja promjenama. Temeljni skup agilnih načela definirana su Manifestom iz 2001. godine kroz smjernice za agilni pristup na bilo kojem području.
AGILNOST I PROCESI
Moglo bi se zaključiti da agilna organizacija ne prati procese, no to nije točno. Procesi su nužni i bitni, ali organizacijska kultura mora prihvatiti koncept kontinuiranih poboljšanja kako bi ostvarila agilnost te efikasnost procesa i zaposlenika. Temelj je na komunikaciji između zaposlenika i timova, no isto tako naglasak je na tome da je poštivanje promjena važnije od poštivanja plana. Prema Gartneru, uglednoj istraživačkoj i savjetničkoj kompaniji u području informacijskih tehnologija, agilnost u poslovanju obuhvaća četiri elementa: promjenjivost, prilagodljivost, produktivnost i svjesnost, što su i strateška obilježja tvrtke ili druge organizacije.
AGILNA NABAVA
Ako pogledamo prije navedenu definiciju da je agilno poslovanje brzo i što jednostavnije ostvarenje potreba krajnjih korisnika kroz timski rad, tada je važnost nabave itekako bitna. Osnovni zadatak nabave je da dobavi pravu robu, odgovarajuće kvalitete i količine po prihvatljivoj cijeni u točno traženo vrijeme i na traženu lokaciju. Kroz svoju funkciju nabava je usko povezana s dobavljačima, upravlja u prosjeku s više od 60 posto ukupnih troškova u tvrtki, ovisno o industriji pa je samim time bitna karika u postizanju agilnosti. Kroz suradnju s dobavljačima nabava predstavlja generator inovacija koji su bitne u ostvarenju konkurentnosti te dodane vrijednosti.
Nabava može kroz suradnju s dobavljačima osigurati da tvrtka reagira brže u odnosu na konkurenciju i to :
- Lansiranjem novog proizvoda na tržište,
- Zadovoljavanjem novih potreba kupaca,
- Reagiranjem na nove proizvode konkurencije.
Pritom nabava mora dati odgovor na pitanje koji su to dobavljači koji mogu ponuditi inovacije i razvoj te zašto bi to ponudili baš nama. Stoga je osnovni preduvjet za agilnu nabavu orijentiranost na rješavanje problema, upravljanje odnosima s dobavljačima i fleksibilnost uz primjenu alata za kontinuirana poboljšanja.
DOBAVLJAČI
Već smo kroz pojašnjenje agilnosti naglasili važnost suradnje s dobavljačima. Početkom pandemije većina tvrtki suočila se s otežanim isporukama svojih dobavljača. Stoga je glavna preporuka proširenje baze postojećih dobavljača, prepoznavanje potencijalnih rizika i pronalaženje alternativa. Menadžeri nabave uglavnom su fokusirani na dobavljače grupe A, no pandemija nas je naučila da pozornost trebamo itekako pokloniti i našim dobavljačima grupe B pa čak i C. Više nego ikada dolazi do izražaja razvijanje partnerskih odnosa, jasna i transparentna komunikacija i vrlo otvoren dijalog. Da, vjerojatno s većinom strateških dobavljača imamo ugovore i klauzule o naplati penala prilikom kašnjenja, no je li to u situacijama kao što je ova najbolje rješenje? Penale možemo naplatiti, ali i dalje ćemo imati prekinuti lanac opskrbe. Isto tako uslijed poremećaj isporuke, nabavni timovi su se suočili i s porastom troškova, prije svega transporta, stoga je svakako i za ubuduće jedan od izazova planiranje zaliha, a pri tome vodeći računa da ne narušimo vlastitu likvidnost. Jedna od strategija je svakako i reduciranje prodajnog asortimana, što se pokazalo kao jedan od poteza menadžmenta u ovoj krizi te definitivno ima utjecaj na poslovanje s dobavljačima. Nedavno je konzultantska kuća Deloitte provela međunarodno istraživanje što su menadžeri nabave poduzeli u vrijeme pandemije i o čemu trebaju razmišljati ubuduće ako žele preživjeti te njihovi podaci pokazuju da su upravo dobavljači i transparentnost lanca dobave u fokusu nabavnih timova.
TIM
Agilnost i pojačana suradnja s dobavljačima nisu nikako mogući ako nemamo kompetentan i motiviran nabavni tim pa je stoga održavanje pozitivne komunikacije primarno za poslovanje u novim normalnim uvjetima. Svatko tko se bavi nabavom reći će da je pandemija više nego ikad donijela pojačani pritisak poslovanja na nabavne timove. Očekuju se kontinuirane isporuke i održavanja dogovorenih nabavnih uvjeta u cilju osiguranja likvidnosti i profitabilnosti poslovanja. Stoga je velika odgovornost menadžmenta nabave razvijati vještine novog liderstva kako bi uspješno vodili nabave timove. Pozitivna i motivirajuća komunikacija postaje prioritet broj jedan kako bismo osigurali snažan tim spreman na brze promjene i prilagođavanje aktualnim uvjetima. Digitalizacija i automatizacija što više operativnih aktivnosti omogućava da se nabavni timovi sve više bave strategijom i stvaranjem dodatne vrijednosti što postaje presudno u novim uvjetima.
ŠTO NAS ONDA ČEKA DALJE?
Stručnjaci se slažu da pandemija uzrokovana koronavirusom nije tipičan rizik. Ovo je situacija koja je zahvatila apsolutno cijeli svijet i sigurno dovela do promjena obrazaca ponašanja u poslovanju. Početkom pandemije američki poslovni magazin Fortune proveo je istraživanje na 1.000 najvećih američkih tvrtki gdje je čak 94 posto njih potvrdilo da su im narušeni lanci opskrbe, na 75 posto tvrtki pandemija je ostavila negativne ili vrlo negativne posljedice na poslovanje, a 55 posto tvrtki je potvrdilo da su korigirale svoja očekivanja u pogledu rasta poslovanja.
Stručnjaci se također slažu da pandemija nije kratkoročna kriza, posljedice će sigurno biti vidljive i u narednim godinama. Stoga će važnost nabave i lanca opskrbe biti ključna u prilagodbi na novo normalno kroz kvalitetnu bazu dobavljača, spremnost na agilnost i promjene te timski rad.
