Programi poboljšanja performansi oduvijek su bili usmjereni na određenu komponentu, na jedan proces ili sustav. Međutim, puno bolje rezultate daje holističko rješenje koje značajno poboljšava poslovanje te neutralizira odnosno smanjuje troškove i brzo donosi rezultate
Loše vođeno skladište sklono je greškama, manjkovima i oštećenjima, lošem nivou usluge, visokim troškovima i slabijoj produktivnosti.
To je često rezultat inercije – jednom kada se uspostave, procesi u skladištu i način rada više se ne propituju niti mijenjaju, čak i kada su se zahtjevi i uvjeti drastično promijenili.
Upravljanje skladištem ne mora biti vaša osnovna djelatnost, ali to je obično kritičan dio poslovanja kako bi se mogli natjecati i konkurirati ostalim igračima na tržištu (koji je na glasu da isporučuje ono što obeća, gdje obeća, na vrijeme i onako kako kupci zahtijevaju).
Često je teško optimizirati ili poboljšati rad skladišta i istovremeno smanjiti njegove troškove. Mnoge tvrtke nemaju ni raspoloživog osoblja niti stručnost da se krene na kontinuirano poboljšanje poslovanja.
Oni ne znaju i ne mogu provesti najbolje prakse, postupke i tehnologije kako bi se postigla značajna poboljšanja unutar skladišnih i distribucijskih operacija.
Ako su potrebna značajna kapitalna ulaganja kako bi se aktualizirala ta poboljšanja, to postaje daljnja prepreka provedbi.
Posebno je teško za manje tvrtke da rastu i balansiraju svoje poslovanje između izvedbe i troškovne održivosti.
Povijesno gledano, programi poboljšanja performansi usmjereni su na određenu komponentu, obraćajući pažnju na jedan proces ili sustav u određeno vrijeme.
Međutim, puno bolje rezultate daje holističko rješenje koje značajno poboljšava poslovanje te neutralizira odnosno smanjuje troškove i donosi rezultate brzo, u 6-12 mjeseci!
RJEŠENJE U TRI NIVOA
Da bi realizirali brze promjene u vašem postojećem skladišno-distributivnom poslovanju, morate slijediti zakonitosti poslovanja uz propisani i disciplinirani tijek djelovanja. Najprije je potrebno definirati mogućnosti i potencijale poboljšanja u svakom aspektu skladišnog poslovanja (performanse, produktivnost, nivo usluge, kvaliteta i sustavi).
To brzo definira vaše poslovne scenarije te financijske zahtjeve i prilike. Iako je skladište tradicionalno promatrano kao troškovno mjesto, treba se usmjeriti na donošenje vrijednosti kroz skladišne operacije. Mnogi menadžeri nisu svjesni da njihova skladišta mogu pomoći, ali još više i – odmoći njihovoj core djelatnosti bez obzira koja ona bila.
Pravilna strategija u skladišnom poslovanju je usmjeravanje na povećanje vrijednosti vašeg core businessa. Nekada je teško pronaći vezu između onoga što skladište radi i ostvarivanja rezultata ostalih dijelova poduzeća, ali, vjerujte, isplati se pokušati.
Isporuka vrijednosti je mnogo više nego jednostavno identificiranje uštede! Evaluacija ima dva cilja: preliminarna ekonomska analiza i provedba strategije, a sama strategija ima tri glavne komponente koje se provode istodobno:
• Ljudi – Treba razraditi plan razvoja organizacije za poboljšanje kvalitete i produktivnosti radne snage. Postoji niz istraživanja čiji rezultati upućuju na činjenicu da kvaliteta skladišnog poslovanja i kvaliteta ljudi idu ruku pod ruku. Naravno, da biste zadržali kvalitetne ljude, oni moraju biti zadovoljni, a vaši ljudi će biti zadovoljni ako postoje pravila koja im odgovaraju i ako su ona logična i stabilna.
• Procesi – Jedini način kako ustabiliti pravila je definirati procese i procedure u skladištu. Treba koristiti najbolje prakse procesa te definirati planove provedbe sustava za povećanje točnosti i smanjenja viškova na skladištu.
• Metrika – Ključni pokazatelji uspješnosti – Kako bi skladišni procesi bili u funkciji postizanja glavnih strateških ciljeva cijelog sustava (poduzeća), treba definirati mjere poboljšanja procesa i učinkovitosti kako bi mogli s njima i upravljati jer kao što je rekao Peter Drucker: “Ono što mjeriš s tim možeš i upravljati…”.
EFIKASNO ORGANIZIRANJE
Neki klijenti su mi govorili: “Imamo totalni nered u skladištu i ne znamo odakle krenuti.” U takvim slučajevima je najbolje krenuti – otpočetka. Na početku svake interakcije ili projekta trebamo si postaviti nekoliko pitanja, poput:
• Gdje je metla?
• Koji je omjer prostora za manipulaciju i prostora za spremanje u skladištu?
• Kako uspostaviti što bolju kontrolu nad lokacijama u skladištu? – 10 metoda za određivanje lokacije robe u skladištu
• Koliki je prosjek produktivnosti u našem skladištu? Kakvi smo u odnosu na druge? Kako postati bolji od konkurencije?
• Specijalizacija poslova u skladištu ili “svi u obranu – svi u napad”?
• Kako mjeriti kvalitetu skladišta? Kako uvesti mjerenje produktivnosti u skladištu i koje korake slijediti?
• Kako postići točnost zaliha 100%? Koje su dvije osnovne vrste grešaka u skladištu i kako ih izbjeći?
GDJE JE METLA?
Moj prijatelj kaže da prvu stvar koju pita kada stigne u neko novo skladište ili pogon je: “Gdje je metla?” Neki misle da je to banalno pitanje, ali se svodi na temelje svake organizacije i procesa, a to je čistoća i urednost.
Kada nam je okolina uredna bolje se osjećamo na poslu i lakše detektiramo nepravilnosti koje se događaju. Mnogo puta sam u skladištima zatekao poderane kartonske kutije po policama i regalima, gdje im nije mjesto te istovremeno smetaju skladištarima u pronalaženju artikala. Na moj upit zašto to nije odloženo dobio sam odgovor da to rade radnici u drugoj smjeni.
MANIPULACIJA I SPREMANJE
Još jedno često pitanje u vezi skladišta je kako najbolje napraviti raspored skladišta unutar četiri zadana zida? Kod novih skladišta je to legitimno pitanje prije nego se počne graditi skladište, ali kod starih skladišta i onih koja su već započela s gradnjom – obično malo kasno.
Međutim, što je tu je, treba i u tom trenutku pokušati napraviti što i kako najbolje iskoristiti prostor koji imamo na raspolaganju.
Prije ovakve vježbe i zadatka najprije si moramo postaviti neka pitanja. Prvo i osnovno pitanje je kakva roba se skladišti u predmetnom skladištu? Je li to sitna, lagana, teška ili kabasta roba? Sljedeća stvar je u kojim količinama roba ulazi i izlazi u i sa skladišta i koji su glavni procesi u skladištu?
Sva ova pitanja nam govore kakve sve dijelove skladišta (ili zone) treba predvidjeti i u kojim omjerima. Tako, na primjer, ako roba dolazi u paletama, a izlazi u komadima ili u kutijama onda ćete imati bar dvije zone – paletne regale i polične stalaže.
Ako imate manji broj artikala moguće je imati posebno komisionirnicu, a posebno rezervne količine. Međutim, ako imate velik broj artikala onda ćemo komisionirati s cijelog skladišta, a rezervne će količine biti iznad komisioniranih količina.
U ekstremnom slučaju da imate jako velike količine artikala (50.000 ili više) trebate razmisliti o poličnim stalažama s kojih se komisionira.
U svakom slučaju moj je savjet da ne zaboravite što je osnovna funkcija skladišta i da to nije kao u stara vremena da se roba skladišti na duže vrijeme, već je to privremeno mjesto s kojega robu treba što prije izbaciti.
Dakle, osnovna funkcija skladišta je da se roba što brže kreće po skladištu i da što prije izađe.
FUNKCIONALNI PROSTOR
Dakle, ako znamo da je osnovna funkcija skladišta što brži izlaz, onda je jasno da trebamo dovoljno prostora za manipulaciju. Isto tako, ako imamo više različitih zona s kojih se komisionira ili ako imamo jako veliku površinu, onda treba razmotriti prostor za konsolidaciju više dijelova iste isporuke.
U slučaju konsolidacije s više različitih skladišnih zona jedna se isporuka multiplicira i imamo puno više dokumenata i kutija za jednu isporuku nego što sam broj kaže. Ako je moguće, izbjegavajte križanje puteva ulaza i izlaza jer to utječe na brzinu i na sigurnost.
Još jedno, zadnje pravilo. Ono je slično u organizaciji prostora – bio on stambeni ili skladišni, a to je da treba izbjegavati hodnike i prolaze ako je moguće. Prema lean managementu samo kretanje je višak. Dakle, onda je i prostor koji služi samo radi kretanja također višak.
To znači da trebate izbjegavati razdvajanje zona sa sličnom ili istom funkcijom jer na taj način udvostručavate prostor i automatski trebate prolaz do njega. Dakle, grupirajte prostore sa sličnom funkcijom.
I zapamtite – dizajn je određen funkcijom, procesima i robom.
